Begraafplaatsenadministratie

In Nederland wordt nog steeds een groot deel van de begraafplaatsen beheerd door een protestantse of katholieke instelling. Deze bijzondere begraafplaatsen moeten voldoen aan een uitgebreide regelgeving, waaronder het hebben van een degelijke en professionele administratie en registratie. Vanuit de historie zijn veel begraafplaatsenadministraties toevertrouwd aan vrijwilligers. Zij verwerken dit soms nog steeds handmatig, op papier en/of in een kaartenbak en soms wordt Excel hiervoor gebruikt. Op de langere termijn is dit niet houdbaar. De overdracht van particuliere systemen blijkt in de praktijk vaak lastig. Daardoor raken gegevens kwijt. Om dit te voorkomen en om te voldoen aan de wettelijke vereisten is het goed om over te gaan op een digitale registratie.

BegraafplaatsAdministratieManager (BAM)

KKA biedt een goed alternatief: de Begraafplaats Administratie Manager (BAM), ontwikkeld met HTA Software in Zoetermeer.  Zorgvuldig, overzichtelijk en gemakkelijk in gebruik. Dit eigentijdse en gebruiksvriendelijke begraafplaatsenadministratiepakket is volledig webbased. Naast het feit dat u profiteert van de automatische updates, heeft u alle gegevens altijd en overal paraat. Daarnaast kan de software gekoppeld worden aan het financiële pakket Twinfield. Twinfield kan vervolgens gekoppeld worden met het Ledenregistratie Pakket van de Protestantse Kerk Nederland (LRP). Zo heeft u alle gegevens altijd eenvoudig bij elkaar.

Mogelijkheden

Wat kunt u met de Begraafplaats Administratie Manager (BAM)? Wij noemen hier onder een paar voorbeelden. Graag informeren wij u over de mogelijkheden van BAM in uw situatie. U kunt voor een vrijblijvend gesprek contact opnemen met onze adviseurs. Hun contactgegevens vindt u onderaan deze pagina.

• Uitgebreide registratie
  In het pakket kunt u diverse zaken registreren, zoals naam van de overledene, registratienummer, de rechthebbende, soorten graven, orders en facturen. Daarnaast is het in BAM mogelijk een plattegrond van de begraafplaats weer te geven, zodat u in een oogopslag ziet waar het betreffende graf zich bevindt.
• Koppelingen
  BAM kan gekoppeld worden aan het online boekhoudpakket Twinfield, zodat het debiteurenbeheer hierin kan plaatsvinden. De gehele financiële boekhouding van de begraafplaats kan daardoor in Twinfield gedaan worden.

• Macro’s, bestanden en agenda
  Het is mogelijk om standaardformulieren (macro’s en sjablonen) aan te maken in BAM. Deze macro’s kunnen direct vanuit de gravenadministratie geselecteerd en samengesteld worden. U kunt hierbij denken aan grafaktes of -bewijzen, standaard nota’s voor grafdelven, jaarlijkse onderhoudsnota’s en dergelijke.
  Al deze documenten kunnen door middel van pdf-bestanden opgeslagen, bewaart en geraadpleegd worden. BAM beschikt over een agendafunctie die zowel door de beheerder als de administrateur gebruikt kan worden.

Gebruiksvriendelijk

BAM is zeer gebruiksvriendelijk. Het is ontwikkeld voor de burgerlijke gemeenten (algemene begraafplaatsen) en door HTA in overleg met KKA aangepast aan de kerkelijke situatie. Het is geschikt voor zowel protestantse als katholieke begraafplaatsen. Wij helpen u graag op weg om het programma te implementeren en te gebruiken. Daarna kunt u meteen zelf aan de slag. uiteraard kunt u de administratie ook helemaal aan ons overlaten. Welke keuze u ook maakt, u kunt sowieso altijd terugvallen op KKA.

Voordelen

Een digitale registratie voor de begraafplaats biedt een aantal belangrijke voordelen. Door een digitale registratie voldoet u in elk geval aan de Wet op de Lijkbezorging. Wij zetten de belangrijkste voordelen op een rij.

• Webbased pakket: alle gegevens worden centraal op een server opgeslagen en zijn overal via een beveiligde internetverbinding op te vragen.
• Dagelijkse back-up: u raakt uw gegevens nooit kwijt.
• Automatische updates: doordat het pakket webbased is, is het mogelijk om het pakket automatisch te updaten. Zo gaat uw administratie met de tijd mee.
• Koppeling met Twinfield: het pakket kan gekoppeld worden aan de online boekhoudsoftware van Twinfield. Binnen Twinfield kan het debiteurenbeheer en de gehele financiële boekhouding van de begraafplaats gedaan worden.
• Weergave plattegrond begraafplaats: voor een duidelijk overzicht.
• Integratie met Microsoft Office: het pakket kent uitgebreide exportmogelijkheden naar Excel.
• Standaard formulieren: u kunt diverse macro’s aanmaken, die direct vanuit de gravenadministratie geselecteerd en samengesteld kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan grafaktes of -bewijzen, nota’s voor grafdelven of -onderhoud, brieven en dergelijke.
• Multi-user: het is mogelijk om de administratie met meerdere personen te voeren. Dit bevordert de continuïteit van uw administratie.
• Last but not least: het is een betaalbaar systeem, helemaal toegespitst op uw situatie.

App

De BAM 2020 Online Mobiele Applicatie is ontwikkeld om onze gebruikers van extra gemak te voorzien. De app is speciaal gemaakt voor gebruik op telefoon of tablet.
Met de APP kunt u bijvoorbeeld:

• Een foto maken van een gedenkteken. De foto is direct aan het juiste graf gekoppeld en ook direct terug te vinden in BAM 2020 Online.
• Informatie (uit BAM 2020 Online) over het graf en/of de rechthebbende bekijken terwijl u over de begraafplaats loopt; u hoeft hiervoor niet terug naar kantoor.
• Een activiteit toevoegen bij een graf, bijvoorbeeld een notitie voor uzelf om de rechthebbende te bellen.

Deze applicatie is een unieke uitbreiding op het reguliere pakket. Het is geschikt voor de meeste mobiele toestellen en faciliteert een eenvoudige maar zeer doeltreffende toegang tot alle relevante gegevens.

Adviseurs

Jan Willem Offinga
Regio Groningen, Friesland, Drenthe en Overijssel (boven de lijn Zwolle-Hardenberg)

Sinds 1 december 2004 is Jan Willem Offinga in dienst bij KKA, het Kantoor der Kerkelijke Administraties. Jan Willem is hoofd van het regiokantoor in Drachten en draagt zorg voor de kerkelijke administraties in Noord-Nederland. Jan Willem Offinga stuurt het kerkelijk bureau van de Protestantse Gemeente in Drachten aan die zelf twee begraafplaatsen beheert. Vanuit deze achtergrond en interesse heeft hij aan de wieg gestaan van BAM.  KKA Drachten doet voor een aantal kerken de volledige begraafplaatsenadministratie.
Jan Willem Offinga is bereikbaar via telefoonnummer 0512 – 53 99 70 en per mail.

 

Jeanette Stout-Breas
Regio Noord- en Zuid-Holland, Zeeland, Brabant, Limburg, Gelderland, Utrecht, Flevoland en Overijssel (onder de lijn Zwolle-Hardenberg)
Jeanette Stout-Breas is sinds 1 december 2010 werkzaam als administrateur kerkelijke administraties bij de Silas Groep. Voor KKA stelt zij onder andere jaarrekeningen en begrotingen samen voor diverse kerkgenootschappen. Sinds 1 januari 2020 geeft zij leiding aan het team dat verantwoordelijk is voor de jaarrekeningen en andere werkzaamheden voor de KKA regio Delft. Door de groeiende vraag naar een begraafplaatsenpakket heeft zij haar werkzaamheden uitgebreid en is zij nu ook adviseur begraafplaatsenadministratie.
Jeanette is bereikbaar op het nummer 015 – 206 11 60 en per mail.

 

Advies

Door het maken van een zogenaamde ‘quick scan’ kunnen wij de staat van baten en lasten en de balansrekening van uw begraafplaats doorlichten. Bekeken wordt de administratieve verwerking van uw kerkelijke begraafplaats, in relatie tot wettelijke verplichtingen. Aan de hand van deze quick scan geven wij u advies over mogelijkheden om uw begraafplaatsenadministratie op pijl te houden of te krijgen.