De diaconie van de Protestantse Gemeente Amsterdam maakt sinds afgelopen zomer via het KKA Salarisbureau gebruik van de HR-module van het softwarepakket HR & Salaris Gemak (Exact). De diaconie is bij KKA gestart met een pilot waarbij ze als organisatie zelf digitaal de data van medewerkers beheren en verplichte documenten uploaden. KKA monitort via deze HR-module de vastlegging van de wettelijk verplichte documenten en de salarisadministratie, aldus Jacqueline van Dooren, financieel manager bij de diaconie.
Jacqueline: ‘Samen met Jan Wobben – onze accountmanager bij KKA – hebben we een op maat gemaakte manier van communiceren: er zijn diverse vaste data afgesproken voor bijvoorbeeld de aanlevering van mutaties voor payrolling of voor aanvullende info als er gegevens onvolledig zijn. Maar ook: wanneer de salarisstroken en de loonjournaalposten beschikbaar zijn. Als er contracten zijn die verlengd moeten worden of als er wijzigingen zijn binnen de Arbeidsvoorwaardenregeling van de PKN dan weten we dat tijdig. Wij, als diaconie, ervaren deze manier van werken als betrouwbaar: we worden verder ontzorgd.’
Betrouwbaar, precies en proactief
De diaconie was al bezig om verjaardagen en aflopende contracten te signaleren maar had de wens om dit nog verder te automatiseren en zo te professionaliseren. Daarnaast wilde ze wel gebruik blijven maken van de expertise van KKA. Jacqueline: ‘Dat vraagt om een goede samenwerking en het KKA Salarisbureau is daar heel proactief in gestapt. Gezamenlijk denken we na over inrichting, afbakening van verantwoordelijkheden en mogelijkheden om gebruik te maken van het geautomatiseerde systeem. Dat is zo prettig samenwerken: die open houding, even een telefoontje wanneer er een vraag is, even een signalering om het proces gaande te houden. Betrouwbaar, precies en proactief. Ja, zo zou ik de dienstverlening van de KKA willen typeren.’
Jacqueline van Dooren,
Financieel manager Diaconie PGA
