Als u een eigen huis bezit en de hypotheek is hoger dan de verkoopwaarde dan zegt men: ‘Uw huis staat onder water.’ Zolang u dan maar aan uw verplichtingen voldoet, is er niet zo veel aan de hand. Op de langere termijn stijgen de prijzen van huizen en komt het vaak wel weer goed. Als uw kerkelijke gemeente een begraafplaats bezit, bent u ook voor de lange termijn verplichtingen aangegaan. De vraag die nu nogal eens gesteld wordt, is of de kerk met een begraafplaats kan voldoen aan alle toekomstige plichten.
De Protestantse Kerk in Nederland heeft dergelijke vragen gesteld aan het GCBB (Generaal College voor de Behandeling van Beheerszaken) en daarbij de opdracht gegeven om richtlijnen op te stellen zodat elke gemeente de risico’s in beeld kan brengen. Het GCBB heeft daarom een werkgroep samengesteld van deskundigen vanuit het CCBB, de Dienstenorganisatie en de VKB. Zodra de gemeenten de risico’s in beeld hebben gebracht, kunnen de uitkomsten gedeeld worden met de kerkrentmeesters en de kerkenraad om zo een breed draagvlak te creëren voor het op orde brengen en houden van de registratie en financiën van de begraafplaatsen.
Richtlijnen
Op 9 november 2020 heeft elke Protestantse Gemeente in Nederland een e-mail gekregen met daarin de nieuwe richtlijnen. De richtlijnen zijn eigenlijk niet echt nieuw, maar meer een opfrissing van uw administratie. Een groot aantal gemeenten heeft de gravenadministratie en de boekhouding goed op orde. Toch is het goed om kennis te nemen van de richtlijnen. Vanaf de jaarrekening 2020 gaan de nieuwe richtlijnen in werking. Dat is kort dag. Mocht uw volledige administratie uit alleen een gravenboek of kaartenbak bestaan, dan is er een mogelijkheid tot enig uitstel.
De hoofdpunten van de richtlijn schrijven voor dat:
- er een actueel reglement is;
- er een graf- en urnenadministratie is die volledig en op orde is en die voldoet aan de eisen en wensen van deze tijd;
- er een meerjarenoverzicht van kosten en baten is, zodat het financiële plaatje van de begraafplaats ook voor de komende jaren inzichtelijk is;
- er een eigen boekhouding en jaarrekening van de begraafplaats is en de totalen weergegeven zijn in de jaarrekening van de kerk;
- er een eigen bankrekening voor de begraafplaats gebruikt wordt en waar mogelijk de rekening courant met de kerk geminimaliseerd wordt;
- het echte Eigen Vermogen van de begraafplaats inzichtelijk gemaakt is en dat duidelijk gemaakt is dat de gelden die bij de begraafplaats staan daar ook echt thuis horen. Eventueel kan dit een lager Eigen Vermogen van de kerk tot gevolg hebben;
- vanuit deze gegevens kan dan de opbrengst van grafrechten, die in veel gevallen vooruitbetaald worden, toegekend worden aan het jaar waarop deze ook betrekking heeft en is deze dus niet verstopt in het Eigen Vermogen van de begraafplaats of van de kerk.
Uit deze hoofdpunten blijkt dat niet alleen de begraafplaatsbeheerder of -administrateur verantwoordelijk is voor de financiële continuïteit van de begraafplaats, maar ook het college van kerkrentmeesters, de kerkenraad en uiteindelijk alle leden van de kerk.
Digitale bijeenkomsten PKN
Om meer uitleg over de nieuwe richtlijnen te krijgen, zijn er digitale bijeenkomsten van de PKN waarvoor u zich kon inschrijven. Lees hier de brief van de PKN met meer informatie over de richtlijnen. Net als in april 2021 organiseert de PKN in het voorjaar van 2022 opnieuw online trainingen voor gemeenten die een begraafplaats beheren. Hier leest u meer, ook kunt u zich hier opgeven voor een van de trainingen.
Laten we met elkaar onze begraafplaatsen, kerkhoven of grafakkers goed beschermen. De overledenen die daar hun laatste rustplaats hebben gevonden, verdienen het dat de omgeving van hun graf goed onderhouden wordt. En als de tijd komt dat u of ik, als we dat wensen, begraven worden, we erop kunnen vertrouwen dat de toekomst van de begraafplaats op orde is.
Jan Willem Offinga
Adviseur begraafplaatsenadministratie
