De Belastingdienst heeft haar regels wat betreft de bewaarplicht aangepast. Dat heeft alles te maken met de voortgaande automatisering, ook op het terrein van de (financiële) administratie. Eén van de regels is dat u uw administratie zeven jaar moet bewaren. Vaak gebeurt dit op papier in ordners. De laatste jaren gaan steeds meer leveranciers digitale facturen versturen via de e-mail, wat natuurlijk handig en goedkoop is.
Alles in ordners
Omdat het onhandig is om op twee verschillende plaatsen dingen op te slaan, printen de meeste mensen de betreffende factuur of declaratie uit en stoppen die in de fysieke map naast de dingen die per post komen. Tot zo ver is er niets aan de hand. Echter, sinds kort heeft de Belastingdienst nieuwe regels. Daarin staat dat u facturen die u digitaal ontvangen heeft, digitaal moet bewaren. Facturen die u op papier ontvangen heeft mag u op papier bewaren, maar het mag ook digitaal.
Dus samengevat: als u alles in scant en digitaal bewaart, dan voldoet u aan de regels. Maar als u alles print en niets digitaal bewaart, dan voldoet u niet aan de regels. Dat is best een ingrijpende verandering, want dat verandert uw werkwijze drastisch. Zie voor meer informatie op de website van de Belastingdienst.
KKA helpt met Basecone
Natuurlijk willen we u hier als KKA bij helpen. Voor een klein bedrag per administratie per maand hebben wij voor u een prachtig gebruiksvriendelijk programma waarmee u uw papieren ordner heel gemakkelijk digitaal bewaart. Dit programma, Basecone, is ook gekoppeld aan Twinfield. Hiermee wordt het inboeken van uw crediteurenadministratie gemakkelijker én u voldoet u helemaal aan de regels van de Belastingdienst!
