Het jaar is alweer bijna voorbij en bijna alle jaarrekeningen die betrekking hebben op het boekjaar van 2020 zijn weer opgeleverd. Voor kerken met een begraafplaats die deel uitmaken van de Protestantse Kerk in Nederland is er veel veranderd als het over de verantwoordingsverplichtingen gaat. De “Richtlijn administratie en financieel overzicht gemeenten en diaconieën met een begraafplaats” is voor hen van kracht geworden. Omdat de begraafplaats de verantwoordelijkheid van de kerk is, moet dat ook uit de jaarrekening van de kerk blijken. Er zijn financiële verplichtingen die heel nauwgezet moeten worden afgebakend, zodat de daarvoor bestemde bedragen ook daadwerkelijk gereserveerd blijven. Daarom is er nog steeds in de meeste gevallen een aparte jaarrekening voor de begraafplaats. De jaarrekening van de kerk en de begraafplaats worden op een bepaalde manier “geconsolideerd” waardoor de gemeente goed en volledig wordt geïnformeerd.
Reserves juist in beeld?
We hebben gemerkt dat in 2020 nog niet alle kerken met een begraafplaats volledig aan de nieuwe richtlijn voldeden, 2020 is ook een overgangsjaar. Vooruitbetaalde grafrechten of de afkoop van het grafonderhoud zijn niet altijd als een langlopende schuld in de jaarrekening van de begraafplaats verantwoord. In de meeste gevallen is dat geld er wel, maar waren de middelen toegevoegd aan de reserves van de begraafplaats. Dat geeft dan geen juist beeld van de reserves, want uiteindelijk moet het onderhoud en het instandhouden van de begraafplaats er wel van worden betaald. Een toevoeging aan de algemene reserve van de begraafplaats wekt de indruk dat dat geld vrij besteed kan worden. Om deze verplichtingen juist te verantwoorden, zullen er berekeningen gemaakt moeten worden: wat zou de reserve geweest zijn als alles volgens de huidige regels was geboekt?
Kosten voor onderhoud
Wat ons ook opviel, is dat veel begraafplaatsen geen voorziening voor het onderhoud hadden opgenomen. Ook dat is wel begrijpelijk, want vaak wordt de begraafplaats door vrijwilligers keurig onderhouden en kost dat niet al te veel. Maar tijden kunnen veranderen en niet altijd lukt het om die vrijwilligers te vinden. Het is dan voorzichtiger om een voorziening te nemen die uitgaat van de onderhoudskosten die een externe dienstverlener in rekening zou brengen. Als het nog wel lukt om het onderhoud zelf uit te voeren, kan het maar beter meevallen en de voorziening een stukje vrijvallen.
Grafrechten
Bij een aantal begraafplaatsen wordt nog gewerkt met grafrechten die 30 jaar of langer lopen. De richtlijn geeft aan van maximaal 20 jaar uit te gaan. Om dat aan te passen, zal ook het reglement moeten worden aangepast.
Het lastigste aandachtspunt is wellicht de meerjarenraming die verondersteld wordt voor een periode van 20 jaar. Als de getotaliseerde bedragen van het resultaat van het saldo van de baten en lasten voor die periode een tekort geeft, zal dat bedrag als Voorziening Begraafplaats genomen moeten worden.
Bewustwording
Er zijn heel wat stappen gezet. De grootste stap die gezet is, is de bewustwording van wat er nog moet gebeuren en dat de richtlijn een juiste basis biedt voor een goede verantwoording. Het gaat vast lukken om de laatste stappen te zetten.
Mocht u bij het verder in overeenstemming brengen van de begraafplaatsadministratie met de richtlijn, hulp nodig hebben neemt u dan gerust contact met ons op.
Gijsbert Geluk
Directeur
