De kop van dit artikel zegt al voldoende. Voor een begraafplaats dien je 2 administraties bij te houden. De eerste administratie en misschien wel de belangrijkste, is de lijst van graven, overledenen en rechthebbenden. De tweede is de financiële administratie. De vraag is: Lukt het nog om de begraafplaats kostendekkend te houden?
Cloud en handige software
Over de gravenadministratie kunnen we kort zijn. Dit is een verplichting die we vanaf het begin van de begraafplaats kennen. De gravenboeken zijn daar mooie voorbeelden van. Tegenwoordig is er software waarin de gegevens van rechthebbenden, overledenen en graven vast worden gelegd. Vanuit die software kunnen brieven, jaarnota’s e.d. verzonden worden. Ook de informatie over vooruit ontvangen onderhoud, foto’s en andere digitale informatie kan daar opgeslagen worden. Tot slot staat deze data natuurlijk in de cloud waardoor continuïteit en overdraagbaarheid gegarandeerd zijn en er is een koppeling met een financieel pakket. Het Kantoor der Kerkelijke Administratie (KKA), partner van de Silas Groep, heeft gekozen voor het pakket Begraafplaats Administratie Manager (BAM) van de leverancier HTA. Een correcte en complete vastlegging is een must voor elke begraafplaats.
Opbrengst door vrijwilligers
De boekhouding van een begraafplaats is vaak verweven met de boekhouding van de kerk. Oorspronkelijk waren er weinig graven en waren de inkomsten voor grafrechten een mooie opbrengst voor de kerk. Veel werk werd en wordt gedaan door vrijwilligers, veel onkosten waren er niet. Moest er onderhoud aan het kerkhof rond de kerk gedaan worden of op een begraafplaats elders in het dorp of de stad dan kon dat goed betaald worden eventueel vanuit de reserve van de kerk.
Nog steeds kostendekkend?
Nu verandert de maatschappij, er komen minder vrijwilligers. Het werk op en rond een kerkhof of begraafplaats wordt meer en meer gedaan door middel van betaalde arbeid. Het aantal kerkleden loopt terug en dus ook de opbrengsten van het levende geld, de bijdragen e.d. Als gevolg hiervan dalen de tegoeden van de kerken en is het niet vanzelfsprekend dat er voldoende geld voor het onderhoud van de begraafplaats of het kerkhof beschikbaar is. Kerken die meer moeten gaan uitbesteden zouden de omvang van hun voorzieningen moeten beoordelen of ze toereikend zijn als het werk niet meer door vrijwilligers wordt gedaan.
Kloppende tarieven
Kerken die van oorsprong steeds een gescheiden boekhouding bijhielden van de kerk en de begraafplaats weten dat je de gelden niet mag vermengen. De grafrechten en vooruit ontvangen onderhoudskosten horen bij de begraafplaats en zijn een verplichting (schuld) naar de rechthebbenden. Vanuit de jaarlijkse exploitatie kun je opmaken of de tarieven voldoende zijn om de kosten te dekken. Een tariefsverhoging kan doorgevoerd worden als dat niet meer zo is. Uiteindelijk zal een begraafplaats kostendekkend kunnen opereren, mits de tarieven kloppen en er goed op de kosten wordt gelet.
Overschotten?
Een overschot op de exploitatie van een begraafplaats kan slechts bij uitzondering voor de exploitatie van de kerk worden ingezet. De VKB schrijft in het Vademecum Begraafplaatsen op de vraag of het geld van de begraafplaats gebruikt mag worden voor andere kerkelijke doeleinden dat dit alleen mag als er een voorziening voor de vooruitbetaalde grafrechten is gevormd, er een voorziening voor groot onderhoud van de begraafplaats is en als er een algemene reserve voor calamiteiten is.
Goed financieel inzicht
Om het voorbestaan van het kerkhof rond de kerk of de begraafplaats in het dorp of de stad te garanderen is het van wezenlijk belang dat er een goed financieel inzicht is in de ontvangsten en uitgaven van de begraafplaats of het kerkhof. Een aparte administratie is meer dan gewenst.Het vastleggen en bijhouden van verplichtingen naar de toekomst is niet meer dan normaal. De juiste vastlegging van overledenen, rechthebbenden en graven is geen vrijblijvende actie.
Als Silas Groep willen wij u graag ondersteunen met het in kaart brengen van de mogelijkheden en administratieve processen. Als hulpmiddelen gebruiken wij BAM en het online boekhoudpakket Twinfield.
Jan Willem Offinga, regiohoofd KKA kantoor Drachten
Voor meer informatie klik hier
