Regelmatig staan er in de verschillende media artikelen over sportverenigingen, VVE’s of andere clubs waarbij een greep in de kas is gedaan. Helaas komt fraude ook bij kerken voor. In ons werk bij de Stichting Kantoor der Kerkelijke Administraties (KKA) worden we af en toe geconfronteerd met fraude. Wij helpen en adviseren kerken dan waar we kunnen, reconstrueren de administratie en berekenen de schade. Echter, iedere fraudezaak is er natuurlijk één te veel.
Pijnlijke situaties
Voor de kerkelijke gemeente die dit overkomt, is fraude heel pijnlijk. Vaak is een groot deel van het direct beschikbare vermogen weg, alle begrotingen kunnen overboord. De gevolgen kunnen groot zijn, soms kan de predikantsplaats niet meer bekostigd worden en onderhoud aan het kerkgebouw niet meer worden uitgevoerd. Voor de bestuursleden – zowel voor de kerkrentmeesters als de kerkenraadsleden – is dit een nachtmerrie. Hoe vertel je dit aan de gemeente? Schuldgevoelens kunnen ontstaan: ‘Hadden wij niet beter moeten opletten?’ en ‘Was dit te voorkomen?’.
Fraude in de kerk, hoe kan dat?
Fraude vindt meestal plaats als de volgende zaken niet goed geregeld zijn:
- Functiescheiding met betrekking tot de betalingen;
- Autorisatie van facturen;
- Het vierogenprincipe, bijvoorbeeld bij collectetellingen en het versturen van debiteurenfacturen voor verhuur van het verenigingsgebouw;
- Geen degelijk boekhoudpakket hanteren maar alles bijhouden in een Exceldocument;
- Heldere procedures voor het offertetraject;
- VOG (Verklaringen omtrent het Gedrag);
- De beoordeling van de administratie door een deskundig bureau of een ervaren en deskundige kascontrolecommissie met een compleet controleprogramma.
Preventieve maatregelen, wat kunt u doen?
Het voorkomen van fraude is van groot belang en hierbij is controle het beste hulpmiddel en bovendien: het werkt preventief.
Functiescheiding van de betalingen
Dit is via de bank te regelen. De administrateur mag dan alleen betalingen klaarzetten en de penningmeester mag de betalingen alleen autoriseren. Op deze manier zijn er altijd twee personen nodig om betalingen te doen. Het is even wat regelwerk bij de bank, maar het voorkomt veel ellende.
Het autoriseren van facturen
Het autoriseren van facturen kan door vooraf een handtekening van bijvoorbeeld de wijkpenningmeester of de technische man op de factuur te laten zetten. Dit is niet helemaal van deze tijd, want de wijkpenningmeester of de technische man moet dan bij wijze van spreken op zijn fietsje naar het kerkelijk bureau om zijn handtekening te zetten. Dat kan eenvoudiger: bij KKA werken we met Basecone, een goede en moderne oplossing voor het autoriseren van de facturen. Basecone is een programma voor het scannen en herkennen van de facturen, zodat ze automatisch worden ingeboekt en ook tevens digitaal in het boekhoudpakket worden opgeslagen. In Basecone zit ook een autorisatiefunctie. In dit geval hoeft er niemand op zijn fietsje naar het kerkelijk bureau, maar kan de handtekening digitaal op de factuur gezet worden. Is er geen digitale goedkeuring? Dan komt factuur niet in de betaalronde.
Collecteopbrengsten tellen
Uiteraard dienen de collectetelstaten door twee personen te worden afgetekend. Het gaat om contant geld en hier kleeft altijd een risico aan. Het is ook belangrijk om afspraken over het storten van de collecteopbrengsten te maken. In deze coronatijd is de manier van collecteren overigens veranderd: er is minder contant geld. De collectegelden komen nu veel meer binnen via bankoverschrijvingen of een kerkapp.
Exploitatie verenigingsgebouwen
Ook bij de exploitatie van verenigingsgebouwen zijn er risico’s. Staat bijvoorbeeld wel het juiste bankrekeningnummer op de nota? Het is dan ook zeker aan te bevelen dat de kerkrentmeester regelmatig de opbrengst van de zaalverhuur en de verkopen van de consumpties afstemt met de basis (bijvoorbeeld de agenda waarin de afspraken worden gemaakt).
Een inzichtelijke boekhouding
De kwaliteit en de inzichtelijkheid van de boekhouding valt of staat met het financiële pakket waarmee gewerkt wordt. Bij KKA werken we met Twinfield. Externe kerkelijke gebruikers kunnen dit pakket via ons aanschaffen. Twinfield is een stabiel, betrouwbaar en efficiënt administratiepakket. Als wij een administratie voor een Protestantse Gemeente of diaconie aanmaken, zetten wij ook een rekeningschema klaar dat helemaal aansluit bij FRIS.
De organisatie van de administratie
Het is van groot belang om procedures te beschrijven en vast te laten stellen door de kerkenraad. Bijvoorbeeld het offertetraject. Vaak is dit een lastig onderwerp: ‘Gunnen we de verbouwing van het kerkgebouw aan een gemeentelid?’ of ‘Is dit dan wel de beste en goedkoopste oplossing?’ Deze zaken liggen vaak gevoelig en daarom: hoe meer hierover vooraf op papier staat, hoe beter.
Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
Regelmatig is een VOG nodig om een nieuwe baan te krijgen. Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat het verleden van iemand geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. Voor vrijwilligers met een cruciale functie in de kerk, zoals de penningmeester of een jeugdleider, is het aan te bevelen om een VOG aan te vragen.
Controle van de administratie en de jaarrekening
Het controleren of beoordelen van de administratie en de jaarrekening wordt vaak onderschat. Daarom is het goed om een uitgebreid controleprogramma op te stellen. KKA is blij met het recente controleprogramma van de PKN. Hierin worden o.a. aandachtspunten als de administratieorganisatie en de compleetheid van de administratie behandeld. Dit werkt preventief en voorkomt fraude. KKA heeft overigens veel ervaring en deskundigheid als het gaat over het beoordelen van administraties en jaarrekeningen van kerkelijke instanties.
Ten slotte
We raden aan om altijd aangifte bij de politie te doen wanneer u te maken krijgt met een geval van fraude. Echter, voorkomen is altijd beter dan genezen. Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons op.
Wilco den Dikken
Hoofd regio KKA Amersfoort en Middelburg
