Zoals overal in de maatschappij ontkomt ook de kerk niet aan steeds veranderende regel- en wetgeving. Op financieel vlak zijn sinds 2018 vanuit de PKN diverse richtlijnen geïntroduceerd voor de begroting en jaarverslaglegging van kerkelijke gemeenten. Bij KKA in Amersfoort komen regelmatig telefoontjes binnen van kerkrentmeesters die moeite hebben met deze regelgeving. We vroegen Wilco den Dikken, hoofd financiële administratie KKA Amersfoort, wat hij hiervan merkt en hoe KKA aankijkt tegen de regelgeving.
Vrijwilligers zijn goud
Het lijkt alsof kerkrentmeesters steeds vaker met KKA bellen om hun frustratie ten aanzien van de regelgeving vanuit de PKN te uiten. Wilco geeft aan dat dit inderdaad klopt: ‘Het gebeurt regelmatig dat een goedwillende vrijwilliger even stoom moet afblazen vanwege alle nieuwe richtlijnen en veranderingen. Dat snappen wij. De vrijwilliger is het goud van de kerken. En de kerkrentmeesters en penningmeesters hebben een zware en arbeidsintensieve taak, want het is werk dat regelmatig in de avonden gedaan wordt en het hele jaar doorgaat, zelfs in de zomervakantie. Daar komt bij dat het ook vaak werk is dat achter de schermen gebeurt. Gemeenteleden zien vaak niet hoeveel werk er verzet wordt en de applausmachine staat daarvoor niet altijd aan. Het is dus belangrijk dat we zuinig zijn op deze vrijwilligers.’
Wilco gaat in op het feit dat de penningmeesters in de PKN de afgelopen jaren geconfronteerd zijn met veel veranderingen. Wilco: ‘Ik noem onder meer FRIS (het Financieel Rapportage en Informatie Systeem), de nieuwe richtlijnen voor jaarverslaglegging, het controleprogramma, de vragenlijst Administratieve Organisatie voor de kerkenraad, de richtlijnen voor de begraafplaats en het beleggingsstatuut. Dit alles zorgt ervoor dat een penningmeester regelmatig met de handen in het haar zit.’
Betekenis KKA
We vragen aan Wilco wat KKA kan betekenen voor zo’n penningmeester. Hij antwoordt dat KKA probeert de penningmeester en het college te ontzorgen. Het technische werk – zoals de financiële administratie, de bijdragenadministratie, het opstellen van de jaarrekening in FRIS en het opstellen van de begroting – kunnen wij de gemeenten uit handen nemen.
Wilco zelf is erg blij met de nieuwe richtlijnen voor jaarverslaglegging die zijn gebaseerd op de richtlijn RjkC1, de richtlijn voor non-profit organisaties. De nieuwe richtlijn is inzichtelijk en transparant en heeft als belangrijk uitgangspunt dat alle inkomsten en uitgaven via de staat van baten en lasten worden geleid. Vroeger gebeurde het bijvoorbeeld dat een nalatenschap rechtstreeks werd toegevoegd aan het Eigen Vermogen. Dat kan nu niet meer. De huidige staat van baten en lasten laat niet alleen het operationeel resultaat zien, maar geeft inzicht in de incidentele baten en lasten, zoals het koersresultaat en de ontvangen nalatenschappen en legaten.
Richtlijnen begraafplaats
Wilco vindt vooral de richtlijnen met betrekking tot gemeenten en diaconieën met een begraafplaats een verbetering. Want nu moet er rekening gehouden worden met de vooruitontvangen grafrechten en onderhoudsbijdragen. Ook is nu duidelijk onderscheid gemaakt tussen de reserves van de begraafplaats en de gemeenten. Het vermogen van de begraafplaats wordt in een bestemmingsreserve vastgelegd en niet met in de algemene reserve van de gemeente. Dat alles zorgt voor transparantie.
KKA werkt nu al enkele jaren met het jaarrekeningprogramma FRIS en dat bevalt goed.
Controleprogramma PKN
Een ander onderdeel van de regelgeving is het uitgebreide controleprogramma van de PKN. Ook dat levert niet altijd ‘enthousiaste’ reacties op. Maar Wilco merkt op dat dit controleprogramma van groot belang is. Het belangrijkste hiervan is dat de functiescheiding met betrekking tot de betalingen goed is geregeld. Het vierogenprincipe moet binnen de administratieve organisatie van een gemeente gewaarborgd zijn, dit ter bescherming van de gemeente en de vrijwilliger. Zie ook ons artikel Fraude in de kerk, hoe voorkomt u dat?
Op onze vraag hoe het jaarrekeningproces bij andere kerkgenootschappen geregeld is, antwoordt Wilco dat daar best veel verschil tussen zit. Niet alle kerkverbanden hebben namelijk een kerkorde waarbinnen dit geregeld is. Bij de Rooms-Katholieke Kerk is dit meer een taak van de bisdommen. De Hersteld Hervormde Kerk heeft ook een duidelijke procedure en een standaard kascontroleprogramma. En bij de Remonstrantse Broederschap worden de jaarrekeningen van de gemeenten ook bewaakt. Ook de Remonstrantse Gemeenten volgen een standaard rekeningschema en daar is tevens het advies om zoveel mogelijk de financiële administratie in Twinfield te verwerken. Kortom, er zijn diverse manieren waarop dit geregeld wordt.
KKA helpt
Wilco: ‘Het is niet zo dat bij alle kerken het jaarrekeningproces van bovenaf geregeld wordt. Wel zijn bijna alle gemeenten zich ervan bewust dat er als eerste aan de lokale gemeente transparant verantwoording afgelegd moet worden en dat er ook voldaan moet worden aan de ANBI-regels. Wij, als KKA, willen en kunnen alle kerkelijke gemeenten helpen bij het opstellen van de jaarrekening en het verwerken van de financiële administratie.’
