FRIS is het Financieel Rapportage- en InformatieSysteem van de Protestantse Kerk in Nederland. Met dit hulpmiddel kunnen colleges van kerkrentmeesters en diakenen online de begrotingen en jaarrekeningen indienen bij het CCBB – het Classicaal College voor de Behandeling van Beheerszaken.
Vandaag de dag verandert er veel binnen de kerken. Om de gemeente vitaal te houden, is een goed beheer over de financiën van groot belang. Dat is soms makkelijker gezegd dan gedaan, want hoe houdt u als gemeente de zaken op orde? FRIS is hierbij een praktisch hulpmiddel.
“FRIS vervangt de boekhouding niet,” verduidelijkt Jan Willem Offinga, hoofd KKA Regiokantoor Drachten. “Soms heeft men die gedachte, maar het is puur een rapportagemodel. Een goede boekhouding is en blijft de basis.” FRIS zorgt voor een duidelijke, eenduidige en uniforme verslaglegging en kan dus onderling vergeleken worden. Een mooi voordeel is dat er automatisch een ANBI-overzicht samengesteld wordt. Dit bestand kan gekoppeld worden aan de website van de gemeente, dit geldt dan zowel voor de diaconie als de kerk. Ook het quotumformulier wordt standaard gegenereerd en is bij indiening bekend bij de PKN.
Invoeren jaarrekening en begroting
“We zijn gestart met FRIS bij het invullen van de begroting 2019 voor een aantal kerken en diaconieën. Inmiddels is ongeveer de helft van ons klantenbestand ingevoerd. De eerste jaarrekeningen waren vrij lastig. Dit geldt voor een deskundige die dagelijks bezig is met boekhoudingen, jaarrekeningen en begrotingen, en zeker ook voor een vrijwilliger die het naast zijn of haar dagelijkse werk doet. De informatie die je ergens invult, komt niet altijd direct terug op de plaats waar je het verwacht. Dan is het even zoeken, maar dat is standaard bij elk nieuw pakket of apparaat dat je gaat gebruiken. Het went snel.”
De meeste gegevens voert het team van KKA in. Enkele colleges hebben de keuze gemaakt om de informatie zelf in te vullen. Bij het invullen van de begroting 2019 werden ook de vergelijkende cijfers gevuld die getoond worden bij de jaarrekening 2018 (dit zijn de begroting 2018 en de werkelijke cijfers 2017). In enkele gevallen kwam het voor dat de cijfers niet overeen kwamen met de eerder gepresenteerde resultaten. In overleg met het CCBB is ervoor gekozen om de afwijkingen tekstueel te verklaren.
Uitzonderingen en bijzonderheden
Waar het lastiger wordt, is als colleges uitzonderingen of bijzonderheden weer willen geven. Grotere colleges hebben regelmatig de behoefte om cijfers verder uit te splitsen. “In dat geval maken wij dan specificaties in Excel en sturen die met de conceptjaarrekening mee. Deze informatie komt dan niet in FRIS, tenzij het wordt geüpload bij de optionele bijlagen. Een voorbeeld zijn de kosten van een kerkgebouw. Bij de activa maak je een uitsplitsing per kerkgebouw. Heeft de gemeente meerdere monumentale kerken in bezit, dan is dit geen probleem. Bij de kosten voor de monumentale kerkgebouwen presenteer je in één totaalbedrag in FRIS de kosten van alle monumentale gebouwen. De specificatie per kerkgebouw doe je dan via een Excelbestand,” zegt Offinga.
Zo zijn er meer voorbeelden te noemen, FRIS bevat enkele lastige onderdelen. “Een deskundige vrijwilliger komt er wel uit. Maar is iemand minder onderlegd, dan kan het moeilijk worden de cijfers kloppend te krijgen. Op papier was het nog wel mogelijk om een tekstuele specificatie toe te voegen, maar in FRIS staat het vast. Rond je een onderdeel af, dan krijg je een groen vinkje. Klopt er iets niet, dan krijg je geen groen vinkje.” In zo’n geval kan de vrijwilliger de helpdesk van FRIS benaderen voor vragen. Ook de medewerkers van KKA kunnen bijspringen.
Raadplegen en indienen
FRIS heeft een raadpleegfunctie waarmee KKA mee kan kijken. De lokaal beheerder van de plaatselijke gemeente kan ook heel eenvoudig een medewerker van KKA ‘indiener’ maken, waardoor deze medewerker zaken aan kan passen om de cijfers op de juiste plek kan zetten. De keuze om KKA wel of geen indiener te maken, ligt uiteraard bij de colleges zelf.
“De doorlooptijd is wel wat langer omdat wij als indiener afhankelijk zijn van het opleveren van handtekeningen van de college- en kerkenraadsleden. De ‘routing’, zoals wij dat noemen, is wat langer geworden. Op dit moment neemt het verwerken van een jaarrekening in FRIS ook meer tijd in beslag. Die jaarrekeningen/begrotingen die nu ingediend zijn via FRIS zullen, naar verwachting, volgend jaar weer in het normale tijdsbestek afgewikkeld kunnen worden,” licht Offinga toe.
Ontwikkelingen FRIS
FRIS draait nu enige tijd, maar wordt uiteraard ook doorontwikkeld. Zo zijn er ideeën over het eenvoudiger samenstellen van meerjarenprognoses voor de solvabiliteitsverklaringen, maar ook voor eigen inzicht. Tevens wordt er nagedacht over de koppeling met het boekhoudpakket Twinfield. “Voor de vrijwilliger, maar ook voor KKA is en blijft het dan zaak dat de boekhouding goed verwerkt wordt in Twinfield. Een vergissing in de boekhouding betekent dan direct een vergissing in de jaarrekening. Controle wordt dan steeds belangrijker,” aldus Offinga.
Advies
Het advies van Jan Willem Offinga voor alle PKN-gemeenten: “Begin met FRIS. Vanaf 2020 is het geen keuze meer, maar een verplichting om via FRIS verslaglegging te doen aan de PKN. Lukt het niet, zoek dan via de website of telefonisch contact met de helpdesk van de PKN. De medewerkers van KKA kunnen ook bijspringen. Samen komen we er zeker uit!”
Kijk hier voor meer informatie of neem contact op met het regiokantoor in uw omgeving.
